लॉन्च :

15 जून 2020 को सीबीआईसी में ईऑफिस लॉन्च किया गया था और इसके कार्यान्वयन की जिम्मेदारी डीजीपीएम को सौंपी गई थी। अक्टूबर 2020 तक सीबीआईसी के सभी कार्यालयों यानी 430 कार्यालयों को चरणबद्ध तरीके से ई-ऑफिस पर लाया गया। प्रत्येक आयुक्तालय/सीसीओ या समकक्ष कार्यालय को एक अलग संगठन के रूप में बनाया गया था। ई-ऑफिस को फरवरी 2022 में संस्करण 7 और जुलाई, 2022 में संस्करण 7.2.5 में अपग्रेड किया गया था।

बुनियादी ढाँचा :

एप्लिकेशन को होस्ट करने के लिए बुनियादी ढाँचा एनआईसी के निर्धारित दिशानिर्देशों के अनुसार प्राप्त किया गया है और इसे एनआईसी के राष्ट्रीय डेटा सेंटर, भुवनेश्वर में होस्ट किया गया है। ई-ऑफिस के परिचालन रखरखाव के लिए डीजीपीएम द्वारा सर्वर का प्रबंधन करने के लिए एक तैनाती टीम और उपयोगकर्ताओं की सहायता के लिए एक रोल आउट टीम को काम पर रखा गया है। उपयोगकर्ताओं को दो सर्वरों (जिन्हें इंस्टेंस कहा जाता है), सीबीआईसी 1 और सीबीआईसी 2 पर विभाजित और मैप किया गया था। फ़ाइलें किसी भी उपयोगकर्ता द्वारा दूसरे को सीबीआईसी/एमओएफ में भेजी जा सकती हैं क्योंकि दो सीबीआईसी इंस्टेंसेस एक दूसरे के साथ और एमओएफ इंस्टेंस के साथ भी एकीकृत हैं। . ई-ऑफिस को डीजी सिस्टम्स द्वारा प्रदान/रखे गए एआईओ के माध्यम से भी एक्सेस किया जा सकता है।

समस्या समाधान और सहायता:

ई-ऑफिस में उपयोगकर्ताओं के सामने आने वाली समस्याओं के लिए, डीजीपीएम में रोल आउट टीम तत्काल समाधान प्रदान करती है। उपयोगकर्ता, अपने स्थानीय एडमिन (ईएमडी मैनेजर) के माध्यम से, व्हाट्सएप ग्रुप पर समस्या को बढ़ाते हैं या डीजीपीएम को एक ईमेल भेजते हैं। इस उद्देश्य के लिए, चार व्हाट्सएप ग्रुप, प्रत्येक इंस्टेंस के लिए दो-जीआर के लिए एक। एक नोडल अधिकारी और एक ईएमडी प्रबंधकों के लिए- एक समर्पित ईमेल, 'e-office.cbic@gov.in' भी बनाया गया है। समाधान की शीघ्रता और उसकी शुद्धता के लिए वरिष्ठ अधिकारियों द्वारा व्हाट्सएप ग्रुपों की निगरानी की जाती है। जिन मुद्दों को टीम द्वारा हल नहीं किया जा सकता, उन्हें एनआईसी के पास भेज दिया जाता है।

मैनुअल/एसओपी :

संस्करण 7.0 के लिए ईऑफिस पर एनआईसी का मैनुअल पहले ही उपयोगकर्ताओं के साथ साझा किया जा चुका है। ई-ऑफिस पोर्टल के 'होम' पेज में 'लर्निंग रिसोर्सेज' टैब के तहत मैनुअल/एसओपी भी उपलब्ध हैं। इसके अलावा, डीजीपीएम ने एक नंबर बनाया है। एनआईसी मैनुअल में महसूस की गई कमियों को भरने के लिए ईएमडी प्रबंधकों/उपयोगकर्ताओं की सहायता के लिए मैनुअल/हैंडआउट्स। इसने कुछ महत्वपूर्ण क्षेत्रों पर एसओपी भी तैयार और प्रसारित किया है। डाक डायरीकरण, अंतर कार्यालय संचार, इलेक्ट्रॉनिक संचार, उपयोगकर्ताओं का निष्क्रियकरण, डीएससी का उपयोग आदि।

स्थानीय स्तर पर सहायता :

ई-ऑफिस के लॉन्च के शुरुआती चरण के लिए, डीजीपीएम ने ऑन-साइट सहायता के लिए एनआईसी के पैनल में शामिल विक्रेताओं से लेकर संगठनों तक स्थानीय सहायता लेने की सलाह दी थी। कुछ संगठनों ने ऐसे संसाधनों को किराये पर लिया है। इससे उपयोगकर्ताओं को प्रारंभिक चरण में स्थानीय स्तर पर अपनी समस्याओं का शीघ्र समाधान करने में मदद मिली है। हालाँकि, यह अपने उद्देश्य को पूरा कर चुका है और अब डीजीपीएम रोल आउट टीम के माध्यम से केंद्रीय रूप से सहायता प्रदान करने में सक्षम है।

सुरक्षा :

ई-ऑफिस को राष्ट्रीय डेटा सेंटर द्वारा प्रदान किए गए बुनियादी ढांचे पर होस्ट किया गया है और यह सरकार के नवीनतम साइबर सुरक्षा दिशानिर्देशों के अनुसार सुरक्षित है। भारत का, MeitY। एप्लिकेशन को सार्वजनिक नेटवर्क से एक्सेस नहीं किया जा सकता है और यह केवल एनआईसी या निकनेट द्वारा प्रदान किए गए वीपीएन (वर्चुअल प्राइवेट नेटवर्क) के माध्यम से एक्सेस किया जा सकता है, जो इसे पूरी तरह से सुरक्षित और विश्वसनीय बनाता है। वीपीएन के बाद, एप्लिकेशन को 'परिचय' पेज में प्रवेश करने के लिए उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड की आवश्यकता होती है। इस प्रकार, ई-ऑफिस एप्लिकेशन तक पहुंचने के लिए दो स्तरीय सुरक्षा है। इसके अलावा, प्रत्येक परत में दो कारक प्रमाणीकरण होते हैं, यानी, उपयोगकर्ता आईडी/पासवर्ड और ओटीपी/टोकन आवश्यकता। ई-ऑफिस पर उपयोगकर्ताओं की अपनी फाइलों की सुरक्षा को लेकर किसी भी आशंका को दूर करने के लिए, 27.05.2020 को अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (एफएक्यू) तैयार किए गए और प्रसारित किए गए।