परिचय
ई-ऑफिस एप्लिकेशन एनआईसी द्वारा विकसित किया गया है और यह सरकार के केंद्रीय सचिवालय मैनुअल ऑफ ई-ऑफिस प्रक्रिया, 2012 पर आधारित है, जैसा कि प्रशासनिक सुधार और लोक शिकायत विभाग (डीएआरपीजी) द्वारा तैयार किया गया है। एप्लिकेशन जवाबदेही, पारदर्शिता और नवाचार (जीएटीआई) के साथ शासन के उद्देश्य को प्राप्त करने में मदद करता है। ई-ऑफिस एप्लिकेशन का मुख्य मॉड्यूल यानी ईफाइल एक ऐसी प्रणाली है जिसमें विभिन्न उप मॉड्यूल शामिल हैं जो किसी दस्तावेज़/डाक के पूरे जीवन चक्र के आधिकारिक कार्य प्रवाह को संगठन द्वारा प्राप्त होने से लेकर उसके प्राप्त होने तक के आधिकारिक कार्य प्रवाह को प्रबंधित करने के लिए जुड़े हुए हैं। उचित कार्यवाही के साथ निपटारा किया जाता है।
इसमें फ़ाइल में काम करने की सभी अवस्थाएँ शामिल हैं, जिसमें स्कैनिंग, आवक प्राप्तियों का डायराइज़ेशन, फ़ाइलों का निर्माण, रसीदों/फ़ाइलों का संचलन और अंत में, फ़ाइलों/रसीदों को बंद करना शामिल है। इससे फ़ाइलों को एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक भौतिक रूप से ले जाने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है। साथ ही, ई-ऑफिस पर एक बार आने के बाद किसी भी डाक या फ़ाइल को बदला या नष्ट नहीं किया जा सकता है या पिछली तारीख में नहीं रखा जा सकता है। हमारे दैनिक कार्यों में ई-ऑफिस एप्लिकेशन का उपयोग हमें त्वरित निर्णय लेने, पारदर्शिता, जवाबदेही और सकारात्मक प्रभाव सहित कई तरीकों से लाभ पहुंचाता है। कागज और छपाई के उपयोग में कटौती करके पर्यावरण पर।
ई-क्रांति के तहत ई-ऑफिस परियोजना, जो "डिजिटल इंडिया प्रोग्राम" का 5वां स्तंभ है, 15.06.2020 को सीबीआईसी में एक महत्वाकांक्षी सुधार के रूप में शुरू की गई थी, जिसका उद्देश्य प्रक्रियाओं की दक्षता और मानकीकरण लाना और शारीरिक संपर्क और आवाजाही को कम करना था। फ़ाइलों का. सीबीआईसी के तहत सभी संरचनाओं को ई-ऑफिस का इष्टतम उपयोग करने और अपने संपूर्ण कार्यालय कार्य को पूरा करने के लिए निर्देशित किया गया है। यह वास्तविक समय पर नज़र रखने और फाइलों की पेंडेंसी और कर्मचारियों के प्रदर्शन की प्रभावी निगरानी जैसे अतिरिक्त लाभ भी प्रदान करता है।
ई-ऑफिस से संबंधित मुख्य बातें निम्नलिखित हैं:-
- एप्लिकेशन को होस्ट करने के लिए बुनियादी ढांचा एनआईसी के निर्धारित दिशानिर्देशों के अनुसार प्राप्त किया गया है और इसे एनआईसी के राष्ट्रीय डेटा सेंटर भुवनेश्वर में होस्ट किया गया है। यह भारत सरकार, MeiTY के नवीनतम साइबर सुरक्षा दिशानिर्देशों के अनुसार सुरक्षित है।
- उपयोगकर्ताओं को दो सर्वरों (02) (जिन्हें इंस्टेंस कहा जाता है) सीबीआईसी-1 और सीबीआईसी-2 पर विभाजित और मैप किया गया है। प्रधान मुख्य आयुक्त से लेकर एमटीएस तक के पद तक उदाहरण-I और उदाहरण II में ई-ऑफिस में काम करने वाले उपयोगकर्ताओं की कुल संख्या क्रमशः 20656 और 18235 है।
- फ़ाइलें एक इंस्टेंस के उपयोगकर्ता द्वारा दूसरे इंस्टेंस/एमओएफ के उपयोगकर्ता को भेजी जा सकती हैं। ई-ऑफिस को डीजी सिस्टम द्वारा प्रदान/रखे गए एआईओ के माध्यम से भी एक्सेस किया जा सकता है।
- डीजीपीएम में एनआईसी रोल आउट टीम ई-ऑफिस में उपयोगकर्ताओं के सामने आने वाली समस्याओं का तत्काल समाधान प्रदान करती है। 4 व्हाट्सएप ग्रुप बनाए गए हैं, 2 ग्रुप-ए नोडल अधिकारियों के लिए और 2 ईएमडी प्रबंधकों के लिए, जहां उपयोगकर्ता नोडल अधिकारियों/ईएमडी प्रबंधकों के माध्यम से मुद्दों को आगे बढ़ा सकते हैं। एक समर्पित ई-मेल e-office.cbic@gov.in भी प्रदान किया गया है।
- ई-ऑफिस को 29 जुलाई, 2022 को नवीनतम संस्करण 7.2.5 में अपग्रेड किया गया था।
आज की तारीख में, सीबीआईसी के अंतर्गत सभी कार्यालय, कुल मिलाकर 430 अलग-अलग संगठन हैं। सीजीएसटी गठन-237, सीमा शुल्क गठन-69 और निदेशालय-124 को लाइव कर दिया गया है और "डिजिटल इंडिया" के सपने को साकार करते हुए सीबीआईसी का अधिकांश काम ई-ऑफिस पर स्थानांतरित कर दिया गया है। यह स्पष्ट है कि लगभग सभी जोन/निदेशालय एप्लिकेशन पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से काम करने के लिए पूरी तरह से अनुकूलित हो गए हैं, जो उत्साहजनक है। सभी सीबीआईसी अधिकारियों को अनिवार्य रूप से ई-ऑफिस पर नई फाइलें खोलने और पुरानी और वर्तमान भौतिक फाइलों को धीरे-धीरे ई-ऑफिस पर स्थानांतरित करने के निर्देश दिए गए हैं, जिनकी डीजीपीएम नियमित रूप से निगरानी करते हैं।